Tällä sivulla on kerrottu, mitä tietoja Prime House Oy kerää asiakkaistaan, mistä tietoja hankitaan ja mihin niitä käytetään sekä missä tilanteissa tietoja luovutetaan.
Rekisterinpitäjä
Prime House Oy
Suomalaistentie 7, 02270 ESPOO
Y-tunnus: 1799900-9
puh. 0108346600, info@primehouse.fi
Rekisteriasioista ja tietosuojasta vastaava henkilö
Helena Ranki-Puhakka
helena.ranki-puhakka@Primehouse.fi
p. 0500 463 824
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja käyttötarkoitus
Siltä osin kuin toiminnassamme kerätään henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä ja tietosuojaa.
Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä rekisteröidyn oikeudet.
Miksi henkilötietoja kerätään?
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat oikeutettu etu, sopimus tai henkilön itsensä antama suostumus, lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset, mikäli rekisteröity on antanut suostumuksensa tällaiseen käsittelyyn.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste määräytyy kulloisenkin käsittelytarkoituksen mukaan.
Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun
Prime House Oy käsittelee henkilötietoja asiakassuhteen tai siihen rinnastettavan asiallisen yhteyden hoitamiseen, asiakasviestintään sekä kiinteistönvälityspalveluiden tuottamiseen, kehittämiseen ja suojaamiseen.
Henkilötietoja käsitellään lisäksi laskutusta, perintää ja oikeudellisten vaatimusten käsittelyä varten sekä väärinkäytösten ja turvallisuusriskien ennaltaehkäisemiseksi ja selvittämiseksi, mukaan lukien kohde-esittelyihin liittyvä turvallisuus.
Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä toteutetaan siten, ettei rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia loukata, ja rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseen
Prime House Oy voi käsitellä henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi ja toteuttaakseen viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt.
Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskeva lainsäädäntö edellyttävät asiakkaan tunnistamista, tuntemista ja henkilöllisyyden todentamista (KYC), tietojen keräämistä ja säilyttämistä sekä tarvittaessa tietojen luovuttamista toimivaltaisille viranomaisille. Henkilötietoja käsitellään myös muiden soveltuvien lakien, viranomaismääräysten ja kirjanpitoa koskevien velvoitteiden noudattamiseksi. Välitysliikkeen on pidettävä vastaanotetuista toimeksiannoista päiväkirjaa.
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen
Prime House Oy käsittelee henkilötietoja ennen kaikkea asiakassuhteen hoitamista ja palveluiden toteuttamista varten. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen tai sopimuksen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin. Tietoja käsitellään muun muassa toimeksiantosopimusten hallinnointiin, välityspalveluiden tarjoamiseen ja toteuttamiseen, asiakasviestintään sekä sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseen.
Henkilötietojen käsittely perustuu muuhun tarkoitukseen, joihin henkilö on suostunut
Prime House Oy voi käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, jotka perustuvat henkilön antamaan nimenomaiseen suostumukseen. Suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittely voi koskea esimerkiksi suoramarkkinointia, sähköistä viestintää tai muita vastaavia tarkoituksia. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
Sähköinen suoramarkkinointi toteutetaan vain lain sallimissa rajoissa ja rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella silloin, kun se on edellytyksenä.
Mitä henkilötietoja Prime House Oy kerää?
Rekisterissä käsitellään ja kerätään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- perustiedot ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli)
- tunnistamis- ja yksilöintitiedot (henkilötunnus, yritystunnus sekä asiakas- ja sopimusnumerot)
- asiakkuus- ja sopimussuhdetta koskevat tiedot (asiakassuhteen alkamis- ja päättymisaika, toimeksiannot, ostotarjoukset, vuokra- ja kauppasopimukset, kohdetiedot, välityspalkkiot)
- laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
- asiakaspalveluun, yhteydenpitoon ja viestintään liittyvät tiedot (ml. reklamaatiot ja niiden käsittely)
- palveluiden käyttö- ja tapahtumatiedot
- markkinointiin liittyvät luvat ja kiellot
- asiakkaan itse antamat tiedot, kuten kiinnostuksen kohteet
- vuokrasuhteisiin liittyvät taloudelliset tiedot, kuten luottotiedot vuokranmaksukyvyn arvioimiseksi (käytetään vain tähän tarkoitukseen)
- erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
- edellä mainittujen tietojen muutos- ja lokitiedot
Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai niin kauan kuin säilyttäminen on tarpeen rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Säilytysajat määräytyvät muun muassa lainsäädännön asettamien velvoitteiden (kuten rahanpesu- ja kiinteistönvälitysliikkeitä koskevan lainsäädännön) sekä mahdollisten reklamaatio- ja vastuuaikojen perusteella.
Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.
Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi.
Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.
Henkilötietojen kerääminen
Rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään sopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen sekä muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan hankkia viranomaislähteistä tai muilta tahoilta, kuten pankilta tai isännöitsijältä. Tietoja voidaan kerätä myös Prime House Oy kotisivujen kautta, asuntonäytöistä, puhelimitse sekä sähköpostilla.
Tietojen luovutus ja siirtäminen
Henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan rekisteröidyn tietojen käsittelyyn liittyvien perusteltujen tarkoitusten mukaisesti voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröidyn antamia tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa palveluidemme toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille tai viranomaisille, jos lainsäädäntö tai viranomaisvelvoite niin edellyttää. Esimerkiksi asiakashallintajärjestelmän, salatun sähköpostin, laskutuksen ja palkanmaksun osalta tietoja käsittelevät ulkopuoliset toimijat sopimukseen perustuen.
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Mikäli henkilötietoja poikkeustapauksissa siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla siten, että henkilötietojen suojan riittävä taso varmistetaan.
Rekisteröidyllä on oikeus saada lisätietoja henkilötietojen mahdollisista siirroista EU:n tai ETA:n ulkopuolelle sekä käytetyistä suojatoimista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietokannat ja niistä otetut varmistukset on suojattu asianmukaisesti lain edellyttämin tavoin. Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus ja käytettävyys on varmistettu teknisin ja hallinnollisin järjestelyin. Henkilötietoja käsittelevät vain ne Prime House Oy:n työntekijät, joiden toimenkuvaan tietojen käsittely kuuluu.
Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
Rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä, mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn oikeuksille tai vapauksille. Ilmoitus toimitetaan ensisijaisesti rekisteröidyn rekisterissä olevaan yhteystietoon, kuten sähköpostitse.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, jos tietojen käsittelylle ei ole laillista perustetta. Oikeus ei koske tilanteita, joissa tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietosuojalainsäädännön mukaisissa tilanteissa.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely on automaattista.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojasta vastaavaan henkilöön. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, mikäli hän katsoo, ettei hänen henkilötietojaan ole käsitelty sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Verkkosivuston käyttö ja evästeet
Sivustomme käyttää evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka verkkosivusto pyytää käyttäjän selainta tallentamaan laitteelle. Tämä tapahtuu, jotta se muistaa tietoja käyttäjästä, ja jotta verkkosivusto toimii kunnolla. Käytämme itse asettamiamme ensimmäisen osapuolen evästeitä, sekä mainonta- ja markkinointitoimissa kolmannen osapuolen evästeitä.
Keräämme, käsittelemme ja analysoimme tietoja verkkosivujemme käytöstä. Evästeiden avulla seuraamme käyntimääriä ja liikennelähteitä, jotta voisimme parantaa sivustoamme, sen suorituskykyä ja käyttäjäkokemusta. Lisäksi kohdennamme mainontaa verkkosivuston evästeiden avulla.
Sivuston käyttäjä voi valita itse mitkä evästeet hän haluaa hyväksyä tai hylätä. Ainoastaan välttämättömät evästeet ovat tarpeellisia sivuston toiminnan kannalta, eikä niitä voi poistaa käytöstä. Jos käyttäjä estää nämä evästeet, eivät kaikki sivuston osat sen jälkeen enää välttämättä toimi.
Verkkosivuston käyttäjästä kerättyä tietoa ei voi palauttaa yksittäistä tunnistettavaa henkilöä koskevaksi.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.
Lisätietoja tietojen käsittelystä
Kaikissa tietosuojaa koskevissa asioissa sekä omien tietojen tarkastusoikeuden käyttämisessä voi ottaa yhteyttä Helena Ranki-Puhakkaan sähköpostitse helena.ranki-puhakka@Primehouse.fi.
Valvontaviranomainen
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Prime House Oy:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle tai sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset seuraavasta linkistä:
https://tietosuoja.fi/etusivu